POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
Macmillan Publishers SAS, sociedad constituida y existente de conformidad con las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en CR 9 A 99 02 OF 812, ciudad de Bogotá DC e identificada con NIT 900.444.029-3 (“Macmillan Publishers Colombia”), está comprometida con la protección de los datos personales y la privacidad de los titulares de los datos personales que maneja Macmillan Publishers Colombia en el desarrollo de su objeto social.
Por lo anterior, Macmillan Publishers Colombia presenta esta política de tratamiento de datos personales (“Política”) con el objetivo de establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, manejo, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales tratados por Editorial Macmillan Colombia.
Las directrices y procedimientos contenidos en las presentes Políticas se aplican a las bases de datos respecto de las que Macmillan Publishers Colombia sea responsable, así como respecto de los encargados que éste designe.
De conformidad con lo anterior, esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Macmillan Publishers Colombia, Springer Nature y los encargados que sean designados para efectos del tratamiento. Por lo anterior, dichas personas, cumplirán a cabalidad las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Constitución Política, y demás normas aplicables en materia de protección de datos personales (la “Ley Aplicable”).
Principios.
Macmillan Publishers Colombia estructura la presente Política siguiendo los principios aplicables a la protección de datos personales, los cuales están establecidos en el Título II de la Ley 1581 de 2012 y son:
- Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales que realiza Macmillan Publishers Colombia estará sujeto a lo establecido en la normatividad vigente en la República de Colombia.
- Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales que realiza Macmillan Publishers Colombia debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento de datos personales que realiza Macmillan Publishers Colombia sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: Macmillan Publishers Colombia garantizará el derecho de los titulares de la información a obtener del responsable o del encargado, según corresponda, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que realiza Macmillan Publishers Colombia sobre los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, establecidos en la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley Aplicable, salvo las excepciones expresamente consagradas en la misma.
- Principio de Seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento por parte de Macmillan Publishers Colombia se deberán manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizará el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Aplicable, salvo las excepciones expresamente consagradas en la misma.
Autorizaciones.
Las autorizaciones otorgadas por los titulares de los datos personales serán recolectadas por cualquiera de los medios autorizados por la Ley Aplicable y, en todo caso, bajo esquemas que permitan garantizar su posterior consulta.
Las autorizaciones serán otorgadas por el titular a Macmillan Publishers Colombia, oa quien éste designe, y, en tal caso, se entenderá que el titular garantiza que se han puesto en su conocimiento tanto esta Política como los derechos que le asisten en el marco del tratamiento. al que son objeto los datos personales que suministra.
Macmillan Publishers Colombia adoptará las medidas que sean necesarias para mantener registros de la forma y el tiempo en que se obtuvo la autorización correspondiente.
Tratamiento.
Macmillan Publishers Colombia, responsable como del tratamiento, recolectará, directa o indirectamente, todos o algunos de los datos personales de los titulares dependiendo de la relación que los mismos tengan con Macmillan Publishers Colombia, entre otros los siguientes: (i) el nombre, apellidos y datos de identificación, (ii) datos de ubicación y contacto (incluyendo, pero sin limitarse a direcciones físicas, electrónicas no institucionales, y números de teléfono y celular), (iii) datos relacionados con el género y la edad, (iv ) fecha de nacimiento, (iv) intereses, (v) preferencias, (vi) información relacionada con los la forma en la que el titular conoció de los productos y/o servicios de Macmillan Publishers Colombia, (vi) datos biométricos y aquellos relacionados con la imagen cuando así se requiera, (vii) datos de la salud,(viii) e información de naturaleza sensible del titular cuando resulte necesario.
Macmillan Publishers Colombia podrá recabar información de índole financiera para efectos de, entre otros, de materializar la relación de pago, establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, el reporte a centrales de riesgos, así como para la evaluación. de los riesgos derivados de una relación contractual vigente. El tratamiento de tal información se realizará de conformidad con la legislación aplicable en materia de datos financieros, comerciales y crediticios (incluyendo, pero sin limitarse a la Ley 1266 de 2008, o aquellas normas que la modifiquen, adicionen o deroguen).
Macmillan Publishers Colombia podrá efectuar el reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de los titulares de datos personales que hayan dado su autorización para tal efecto. En todo caso, para la realización de dichos informes se requerirá comunicarlo previamente al titular.
El titular de los datos reconoce que los datos personales entregados serán usados para efectos de la celebración y/o ejecución de actos o contratos en los que intervengan, directa o indirectamente, Macmillan Publishers Colombia, Springer Nature y/o sus aliados, según corresponda. De acuerdo con lo anterior, es de pleno conocimiento del titular que, en caso de que éste decida no entregar los datos personales que le sean solicitados, todo o parte de los productos o servicios objeto de los actos o contratos, según corresponda, no podrán ser entregados o prestados, según corresponda, ni se le podrá hacer llegar la información que sea de su interés a través de los canales de comunicación dispuestos para tal fin.
Macmillan Publishers Colombia cumplirá con el deber de confidencialidad sobre los datos personales del titular y los conservará durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las finalidades descritas en las presentes Política, hasta que el titular solicite la supresión siempre que no existan obligaciones legales o contractuales de conservarlos.
Datos sensibles y de menores de edad.
En los casos en los que Macmillan Publishers Colombia, o quien éste designe, solicite y recolecte datos sensibles, observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, sometiendo a tratamiento los datos sensibles únicamente cuando el titular haya otorgado su autorización, salvo por las excepciones previstas en la Ley Aplicable. Macmillan Publishers Colombia informará a los titulares respecto de las finalidades particulares que se tienen para el uso de dicha información y les indicará el carácter voluntario de su entrega en los términos de la Ley Aplicable. Macmillan Publishers Colombia no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de datos sensibles.
Cuando se realice tratamiento de datos personales de menores de edad en el marco de las actividades realizadas de conformidad con lo establecido en la Política, se tendrán en cuenta los derechos prevalentes en cabeza de los menores de edad y, en todo caso, se garantizará lo siguiente: (i) el tratamiento responderá y respetará el interés superior de menores de edad, (ii) en todo momento se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los menores de edad, (iii) El menor de edad será escuchado, y su La opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Finalidades.
El tratamiento de datos personales sujetos a la presente Política se realizará con el fin de llevar a cabo las gestiones para el desarrollo del objeto social de Macmillan Publishers Colombia, así como con la negociación, ejecución, modificación o terminación de los actos y/o contratos relacionados con el mismo, y, en general, con las finalidades señaladas en las correspondientes autorizaciones, así como las que se listan a continuación:
1. Generales :
- Llevar a cabo las tratativas preliminares tendientes a formalizar la relación entre las partes.
- Negociar, ejecutar, modificar o terminar los actos y/o contratos celebrados, según corresponda.
- Contacto para el envío de información referida a la relación existente entre las partes a que haya lugar.
- Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
- Creación de cuentas y perfiles en plataformas o páginas web.
- Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derivar el conocimiento de esta información.
- Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
- Consultar, directa o indirectamente, bases de datos, sistemas de fraude o prevención de riesgos como el lavado de activos y de la financiación del terrorismo, embargos y otros similares y relacionados con el propósito de identificar antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, etc.
Presentar reportes a las autoridades de inspección, vigilancia y control y dar respuesta oportuna a los requerimientos realizados por las diferentes autoridades administrativas o judiciales. - Dar cumplimiento de políticas internas.
- Atender solicitudes y reclamos presentados, así como todo tipo de trámites que tengan relación con las partes y sus intereses.
- Gestionar los aspectos administrativos, contables, fiscales, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
- Realizar las transferencias y transmisiones de datos personales requeridas en el marco de procesos de reorganización corporativa (incluyendo, pero sin limitarse a adquisición de activos y/o establecimiento de comercio, fusiones y/o escisiones, entre otros).
- Contar con la información necesaria (incluyendo pero sin limitarse a videograbaciones, imágenes, registros de ingreso o salida, etc.), para (i) proteger la seguridad de las instalaciones de Macmillan Publishers Colombia, de Springer Nature o de aliados de las mismas ( incluyendo, pero sin limitarse al personal y bienes que se encuentren en las mismas), (ii) en caso de que se presente una emergencia al interior de dichas instalaciones, o (ii) para cualquier otro propósito requerido Macmillan Publishers Colombia, de Springer Nature o de aliados de las mismas.
- Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, visitantes, personal autorizado, y adelantar las demás actividades de seguridad física.
- Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para adelantar investigaciones o defensas y, en general cualquier tipo de medida que sea requerida para salvaguardar los intereses de Macmillan Publishers Colombia, de Springer Nature o de aliados y/o partes. relacionados con las mismas.
2. Particulares – Clientes:
- Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
- Almacenar los datos personales recopilados, con el fin de llevar un registro histórico de las necesidades y preferencias de los clientes, crear segmentación de mercados y realizar prospecciones comerciales.
- Recolectar información por medio de encuestas de satisfacción a los clientes con el fin de mejorar la calidad del servicio y para generar un histórico de preferencias de consumo de los clientes.
- Resolver las PQR´s de los clientes, emitir las respuestas correspondientes y oportunas, y permitir el ejercicio de sus derechos como titular de los datos personales.
- Los demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial y que son propios de la naturaleza de este tipo de relaciones.
3. Particulares – Proveedores y contratistas:
- Contactar a los titulares de la información con el fin de enviar o recibir información relacionada con la gestión de las relaciones existentes entre las partes.
- Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
- Realizar controles y recolectar información con el fin de prevenir fraude y uso inadecuado de la información.
- Los demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial y que son propios de la naturaleza de este tipo de relaciones.
4. Particulares – Aspirantes, empleados, colaboradores ejemplificados:
- Administración de contrataciones, administración del personal activo, administración de nóminas y otros pagos, afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y cajas de compensación familiar, pago de aportes parafiscales, afiliación a cualquier tipo de beneficio directo o indirectamente relacionado con la relación laboral (incluyendo , pero in limitarse a planes de salud, seguros de vida, etc.), afiliación a pólizas individuales o colectivas de salud, manejo de embargos judiciales a través de nómina, administración de salarios y beneficios extralegales, llevar a cabo evaluaciones de desempeño, coordinar el desarrollo profesional, permitir el acceso a los recursos informáticos y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y, en general, para el cumplimiento de obligaciones legales y, en especial,de las obligaciones derivadas de la relación laboral.
- Contactar para el envío de información referida a la relación contractual y obligatoria a que haya lugar y, en especial, para ejecutar el contrato que vincule a las partes.
- Dar cumplimiento a las políticas internas y del reglamento interno de trabajo.
- Realizar trámites como emisión de certificaciones laborales y envío de ofertas de trabajo y solicitud de todo tipo de pruebas requeridas para el desempeño de las labores contratadas (incluyendo, pero sin limitarse a pruebas psicotécnicas, de idiomas, de conocimientos técnicos, etc.).
- Conservar, recolectar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión con el fin de adelantar investigaciones o sanciones disciplinarias según sea el caso.
- Almacenamiento de hojas de vida y de anotaciones en la historia laboral.
Transmitir y/o transferir la información a otras entidades de Springer Nature para el desarrollo de las relaciones contractuales, planes de beneficio, entre otros. - Transmisión de la información a terceros encargados del tratamiento para gestiones como el pago de nómina, ofrecimientos de planes de beneficio, entre otros.
- Transmisión de información de identificación para prestar servicios en las instalaciones de los clientes y/o de manera remota sobre los equipos del responsable con los que desarrolla su objeto social.
- Desarrollar diferentes tipos de actividades, capacitaciones y programas de bienestar corporativo.
Identificar directamente oa través de entidades locales o operaciones internacionales que puedan significar entre otras, fraudes, acceso abusivo a los sistemas informáticos, obstaculización ilegítima a los sistemas informáticos, interceptación de datos informáticos, daños informáticos, uso de software malicioso, violación de datos personales, suplantación de sitios web. - Recolectar datos por medio de encuestas de satisfacción con el fin de mejorar la calidad del servicio y para generar un histórico de preferencias.
Atender trámites disciplinarios de conformidad con la normatividad y reglamentos internos. - Los demás que tienen el fin de desarrollar la relación laboral y que son propios de la naturaleza de este tipo de relaciones.
Transferencia y transmisión.
Macmillan Publishers Colombia podrá comunicar, transmitir o transferir los datos personales proporcionados por los titulares a terceros localizados dentro o fuera del territorio nacional, en concordancia con las disposiciones establecidas en la Ley Aplicable. La información personal de los Titulares podrá ser comunicada a las empresas de Springer Nature, sea que se localicen dentro o fuera del país, a los establecimientos de comercio y aliados comerciales con los que tengan una relación contractual vigente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas por los titulares, ya terceros que requieran la información para su tratamiento de acuerdo con las finalidades contenidas en la presente Política.
Particularmente, pero sin limitarse a ello, Macmillan Publishers Colombia podrá realizar la transferencia y/o transmisión de la información, dependiendo de sus necesidades particulares en cada caso, a sociedades domiciliadas en Colombia, Bélgica, España Estados Unidos de América, México, Perú, Portugal. , Reino Unido, los países que han sido declarados con el nivel adecuado de protección por la Comisión Europea y/o la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”), y todos aquellos que sean expresamente autorizados por los titulares.
Cookies y tecnologías de terceros.
Macmillan Publishers Colombia podrá utilizar cookies y otras tecnologías de identificación en las plataformas que administran y operan, en su página web, comunicaciones electrónicas, anuncios, publicidad, entre otros servicios en línea, con la finalidad de comprender los comportamientos e intereses en línea de las personas que interactúan con los servicios en línea ofrecidos por Macmillan Publishers Colombia (incluyendo, pero sin limitarse a autenticación de usuarios, recordar las preferencias y la configuración del usuario, determinar la popularidad de los contenidos, entrega y medición de la efectividad de las campañas publicitarios, y analizar el tráfico de los canales correspondientes y las tendencias).
El titular de los datos personales puede configurar su navegador para aceptar todas las cookies, rechazarlas o recibir una notificación cuando se envía una cookie .
Se advierte que, si se elige rechazar todas las cookies, es posible que el titular de ellos datos personales no pueda utilizar de manera efectiva algunos de los productos, recursos y/o servicios ofrecidos por Macmillan Publishers Colombia.
Derechos de los titulares.
Sus derechos como titular de datos personales son los previstos en la Ley Aplicable, especialmente los siguientes:
- Acceda de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Aplicable.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
*Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado, y se ajustará, en todo caso, a las disposiciones legales que regulan el ejercicio de los mismos. El ejercicio de estos derechos es personalísimo al titular de los datos personales y, salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, será ejercido por éste de manera exclusiva.
Consultas y reclamos.
El Titular puede ejercer los derechos descritos la presente Política dirigiendo un escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: mx.privacidadmacmillan@macmillaneducation.com .
Este canal de atención está adscrito al área interna de Macmillan Publishers Colombia encargada de velar por el cumplimiento de la Ley Aplicable.
De igual forma, Macmillan Publishers Colombia pone a disposición de los titulares los siguientes canales de atención: (i) dirección: CR 9 A 99 02 OF 812, Bogotá; y (ii) correo electrónico: mx.privacidadmacmillan@macmillaneducation.com .
Consultas.
El titular de los datos personales proporcionados a Macmillan Publishers Colombia o las personas que para tal efecto se encuentren debidamente facultadas de acuerdo con la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, podrá realizar consultas sobre sus datos personales a través de los canales previstos en esta Política, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Macmillan Publishers Colombia garantizará el derecho de consulta, suministrando toda la información que esté contenida con la identificación del titular correspondiente.
- La consulta deberá incluir: (i) la identificación del titular; (ii) la descripción de los asuntos objeto de consulta; y (iii) la dirección física o electrónica donde desee recibir notificaciones.
- La consulta será atendida en un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
- Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho plazo, ello será debidamente informado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento. del termino inicial.
Reclamos.
El titular de los datos personales proporcionados a Macmillan Publishers Colombia o las personas que para tal efecto se encuentren debidamente facultadas de acuerdo con la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, que considere que la información contenida en las bases de datos de Macmillan Publishers Colombia debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable o esta Política, podrán presentar un reclamo por escrito ante Macmillan Publishers Colombia a a través de los canales previstos en la Política, de conformidad con lo que a continuación se indica:
- El reclamo deberá incluir: (i) la identificación del titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección física o electrónica donde desee recibir notificaciones; y (iv) los documentos que fundamentan los hechos del reclamo.
- Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se solicitará al solicitante dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.
- Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no superior a 2 días hábiles contados desde la recepción del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El plazo máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
- Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Ante la autoridad de protección de datos personales.
Se recomienda que el titular de los datos personales o los terceros debidamente facultados por la Ley Aplicable, salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, agoten los trámites anteriores ante Macmillan Publishers Colombia con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la SIC.
Vigencia.
Esta Política de Tratamiento de Información se encuentra en vigencia desde el 1 de marzo de 2022 y aplica para todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, trasmitidos y transferidos hasta la fecha de su publicación, y en adelante.